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  • quinta-feira, agosto 04, 2005

    Somente 7% das empresas têm portais integrados - ComputerWorld

    Na teoria, usar um portal corporativo para integrar a comunicação entre funcionários, fornecedores, revendas e clientes parece uma ótima idéia para uma corporação.

    Há bons exemplos de companhias onde a web é importante aliada na hora de reduzir custos e dar mais velocidade a processos antigos - desde o processamento de pedidos até o atendimento ao cliente.

    Mas um estudo realizado pela Plena Consultores, empresa de gestão de conhecimento e especializada no desenvolvimento de portais corporativos, revela que a realidade é bem diferente. De fato, poucas são as companhias que conseguem transformar as vantagens oferecidas pelos portais em benefícios para os negócios.

    De acordo com o levantamento, batizado de Índice de Maturidade de Portais (IMP), das 157 empresas consultadas, apenas 7% contam com portais corporativos integrados aos processos. O restante das companhias contam com as chamadas intranets de primeira ou segunda geração.

    "Na primeira geração, os portais funcionam como repositórios de documentos da empresa. Em um segundo momento, temos algumas funcionalidades, como formulários que podem ser preenchidos pela web, mas ainda não há uma grande integração à estratégia", explica Ricardo Saldanha, diretor executivo da Plena.
    Para Saldanha, essas intranets não oferecem a agilidade e a sinergia esperadas de um portal corporativo e o resultado fica sempre abaixo das expectativas.

    Segundo o consultor, o principal problema da maioria das empresas é que elas ainda não entendem que é preciso ter integração com os vários sistemas (de ERP, CRM e BI, por exemplo) para que exista um portal corporativo funcional. "Nesse caso, a tecnologia é apenas uma facilitadora."

    Isso acontece principalmente em organizações que pensam primeiro na tecnologia, destaca o especialista. "É como colocar a carroça na frente dos bois. Não adianta nada ter tecnologia na mão e não saber o que fazer com ela."


    INTEGRAÇÃO É POSSÍVEL

    A efetiva união entre tecnologia e estratégia defendida por Saldanha, no entanto, não é fácil de se alcançar.

    Na maioria das vezes, os portais corporativos são grandes, complexos de desenvolver e precisam unificar departamentos e integrar processos para que os resultados apareçam.

    Um trabalho que não depende apenas da diretoria de TI e leva tempo para ser executado.

    Apesar de complicada, a missão de construir um portal corporativo que esteja integrado à visão de negócios não é impossível.

    Para começar bem, é fundamental ter foco. Isso significa que a organização precisa, antes de mais nada, saber com muita clareza o que espera do novo portal.

    "É preciso definir qual processo se quer melhorar dentro da companhia", comenta José Cláudio Terra, presidente da TerraForum Consultores, também especializada em gestão do conhecimento.

    O passo seguinte é envolver o maior número de departamentos e funcionários com o projeto do novo portal.

    "Sem convencer as pessoas de que a ferramenta trará ganhos, elas não irão colaborar com o projeto", ressalta Saldanha.
    Segundo ele, um novo portal corporativo costuma trazer uma série de mudanças para uma empresa. E se as pessoas não estiverem preparadas para a mudança, a iniciativa tende a falhar. "Não se pode enfiar um megaprojeto goela abaixo de todos."

    Com esses dois alicerces estabelecidos, a gestão precisa mapear os processos que serão reformulados dentro da companhia e os dados que serão levados para dentro do portal corporativo.

    "Um portal é na verdade um framework que pode incluir uma série de ferramentas. Isso vai desde a gestão de documentos, workflows e sistemas de colaboração", diz Terra, da TerraForum.

    Normalmente, as informações que devem ser levadas para um portal corporativo já são produzidas pela empresa. O segredo é integrar os departamentos de modo que elas sejam colocadas com rapidez no ambiente digital.

    "Com isso, o portal se torna uma ferramenta importante na tomada de decisões e agiliza o trabalho", acrescenta Saldanha.

    RESULTADOS

    É essa a função, por exemplo, do Bibnet, portal corporativo da subsidária brasileira da Michelin, fabricante francesa de pneus. O portal é totalmente integrado ao sistema de ERP, fornecido pela J.D. Edwards, e é usado pela empresa para se comunicar diretamente com a sua rede de revendedores.

    No ar desde junho de 2004, a ferramenta oferece aos revendedores pedidos pela internet, acompanhamento de liberação de crédito e do envio dos produtos.

    Hoje, 98% dos pedidos são feitos por meio do Bibnet - antes, eram feitos por e-mail e fax, um processo mais trabalhoso, já que os atendentes do Serviço de Atendimento aos Revendedores (SAR) precisavam digitar os dados no sistema de ERP da Michelin, e também mais sujeito a erros. Um pedido que, em média, levava uma hora para ser processado, hoje é integrado ao sistema em cerca de dez minutos.

    As revendas também obtiveram beneícios e, pelo portal, podem consultar todo o histórico de pedidos feitos, emitir segundas vias de boletos bancários e conferir pré-faturas.

    "Conseguimos padronizar a comunicação, otimizar o tratamento interno de pedidos e dar uma resposta mais rápida aos nossos clientes", conta Ricardo Fortuna, gerente de sistemas de informação da Michelin.

    Como conseqüência, diz Fortuna, a força de vendas saiu ganhando. "Os vendedores não precisam se preocupar em tirar pedidos. Hoje, eles atuam muito mais prestando serviços de consultoria."

    A comunicação com os clientes é outro ponto onde foi registrada uma melhora importante. "A empresa contava com cinco linhas de produtos diferentes, e cada uma tinha departamentos específicos para atender as revendas. O resultado é que havia muita gente tentando falar com muitos departamentos, ao mesmo tempo", detalha Alexandre D?Aquino, diretor de soluções da Neoris, fornecedora de serviços de tecnologia e responsável pelo projeto.
    O portal deu ordem nessa bagunça, centralizando o atendimento - exemplo é a redução de 12% no número de chamadas ao SAR.
    Colocar no ar um monstrengo com todas essas funcionalidades não foi fácil, admite D?Aquino.

    As áreas de TI, comunicação e marketing da Michelin foram acionadas. Vários usuários, principalmente da parte de atendimento às revendas, participaram da construção de algumas ferramentas. A empresa ainda teve o cuidado de fazer workshops com clientes para definir como seria a tela de entrada de pedidos.
    "A usabilidade do portal foi construída juntamente com os usuários."

    Também não foi barato. No total, foram investidos mais de 800 mil dólares para colocar o Bibnet em funcionamento, valor que a companhia recuperou no primeiro ano de uso do portal.

    MODA ONLINE
    Na Focus Têxtil, empresa que desenvolve e vende tecidos para o setor de moda, o uso de um portal corporativo foi essencial para dar mais velocidade à força de vendas.

    "Contávamos com cerca de 130 vendedores que usavam e-mail e fax para enviar os pedidos para a matriz", explica Edmilson Jorge Rosa, diretor de tecnologia e processos da Focus Têxtil. Segundo ele, isso implicava em uma série de limitações para a companhia.
    "Os pedidos chegavam a uma área com sete pessoas que precisavam analisá-lo e formatar os dados. Dessa área, o pedido seguia para os departamentos de avaliação de crédito, controle de estoque e logísitica, para, só então, ser liberado. O processo era muito lento."

    Foi daí que surgiu a idéia de fazer um portal para receber os pedidos dos vendedores, explica Rosa. Depois de cerca de seis meses de trabalho, a companhia lançou o sistema no começo de março deste ano. Desenvolvido em parceria com a CompanyWeb e hospedado pela Diveo, o portal oferece um catálogo online para que os vendedores consultem os produtos e um formulário para enviar os pedidos.

    "Em pouco tempo, passei a ter 130 digitadores", destaca o diretor de tecnologia da Focus Têxtil.

    Um aumento bastante expressivo no número de pedidos foi registrado já no primeiro mês de operação do portal. Entre fevereiro e março de 2004, a média de pedidos foi de 5,3 mil por mês. No mesmo período deste ano, saltou para 11,5 mil pedidos.
    "Com os digitadores, conseguíamos processar, no máximo, 7 mil pedidos em um mês", explica Rosa. Essa limitação desapareceu com a internet.

    Além do aumento no volume de vendas, a empresa também obteve mais agilidade no processamento das informações.

    "Hoje processamos um pedido pelo menos 50% mais rápido do que antes. Agora precisamos acertar a área de logística por causa dessa agilidade", revela o executivo, sem revelar quanto tempo levava para um pedido ser incluído no sistema da empresa.

    As boas experiências justificam o otimismo de Saldanha, da Plena Consultoria, que acredita que os portais corporativos amadureçam bastante nos próximos anos.

    "A expectativa é de que se tornem ferramentas de missão crítica em 2008, nos Estados Unidos. No Brasil, acreditamos que 2010 será um ano-chave", profetiza. Fundamental para esse crescimento é o papel das pequenas empresas, que representam mais de 28% da amostra do IMP. De acordo com o estudo, muitas já possuem intranets ou portais com níveis acima da média. Quem sabe as grandes corporações não aprendem a lição?

    O portal como formador de comunidade

    Quando uma empresa precisa se comunicar com rapidez com uma grande quantidade de funcionários e parceiros, um portal corporativo pode ser uma saída bastante inteligente. Exemplo disso é o portal Natura.net, da Natura, usado para melhorar o relacionamento da companhia com suas consultoras.

    A primeira versão entrou no ar em 1995, mas contava apenas com informações institucionais. "Três anos depois iniciamos o primeiro projeto voltado às nossas consultoras", lembra Fábio Mengozi, gerente geral do Natura.net.

    "Já naquela época, as consultoras podiam enviar pedidos pela internet, consultar históricos de pedidos e extratos de pagamentos."

    Em 2000, a empresa acrescentou novos serviços ao sistema, como o catálogo de produtos e consultoria virtual, e consolidou a iniciativa.

    "O portal facilitou bastante o nosso relacionamento com as consultoras. Hoje, conseguimos nos comunicar com um custo menor e com mais rapidez", comemora o executivo.

    Além de facilitar a comunicação, a internet passou a ser uma ferramenta de apoio na atividade das consultoras, destaca Mengozi. Elas podem, por exemplo, criar páginas pessoais dentro do Natura.net, que funcionam como lojinhas online.

    "Também é possível obter informações de produtos, saber se algum item está em falta no estoque e planejar melhor o trabalho."

    A criação da ferramenta online também trouxe economia para a Natura, principalmente nos gastos com a central de atendimento - essa economia tem sido usada para financiar as novas iniciativas do Natura.net.

    Atualmente, 25% dos 430 mil consultores e consultoras da empresa usam o portal para fazer pedidos.

    Um dos maiores desafios da Natura agora é fazer com que o canal internet seja ainda mais usado. "Nossa meta é crescer. Todos os anos fazemos esforços específicos, seja aumentando a oferta de serviços, seja com campanhas de incentivo", detalha Mengozi.

    "Damos descontos exclusivos para quem usa a internet e também temos campanhas direcionadas para o público online."
    Um fator, no entanto, tem sido visto como empecilho para o crescimento do Natura.net: a pequena penetração de computadores no País.

    "Poucas pessoas têm acesso a um computador no Brasil", reclama Mengozi, que espera que o projeto do PC Popular traga mais consultores e consultoras da Natura para o canal internet.

    Postado por Leonardo Salles as 3:16 PM

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    4 comentários

    Blogger amos10kristie disse...

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    6:23 AM 

    Anonymous Anônimo disse...

    Boa noite!!!
    Queria saber se ainda há vagas para digitadores?

    12:54 AM 

    Anonymous Anônimo disse...

    O interesse diante desta matéria realmente acabou surgindo, trabalhei durante três anos para uma jornal como digitadora, e quando procurei emprego nesta área, a resposta era sempre a mesma, que era um serviço em extinção; fiquei desanimada porque é um trabalho que eu realmente gosto de fazer pela minha habilidade de digitação, mas a pergunta é a mesma que de muitos outros que almejam uma vaga.
    De qualquer forma, agradeço se for possível obter uma resposta ou mesmo uma indicação de outras empresas que tenham este setor.
    Grata
    Cida Sotto
    e-mail: cidasotto@uol.com.br

    8:10 PM 

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